年末のご挨拶でカレンダーと一緒に送る送付状の書き方

年末の挨拶回りのノベルティとしてよく配布されるカレンダーですが、郵送する場合は送付状を添えるのが一般的です。
しかし、取引先にカレンダーを送りたいが送付状の書き方がわからない、カレンダーを渡すことにどのようなメリットがあるのか知りたいという方もいるのではないでしょうか。
今回はカレンダーに送付状を同封する理由や記載するべき項目・書き方、例文をご紹介します。

カレンダーと一緒に送る送付状とは

送付状の役割は主に2つあります。1つ目は郵送時の挨拶です。相手先を訪ねた場合は口頭で挨拶することができますが、郵送では直接挨拶することはできません。そのため、送付状は直接会えない相手に対して挨拶の役割を担っています。
2つ目は中身を知らせる役割です。挨拶以外にも誰が、何のために、何を送ってきたかを知らせる役割も担っています。

取引先が遠方、テレワーク、日程が合わないなど対面で手渡しできないことも少なくありません。その際に相手を気遣った送付状を同封し、郵送します。
しかし、取引先にカレンダーを送りたいが、送付状の書き方がわからないという方もいるのではないでしょうか。

そこで今回はカレンダーに送付状を同封する理由や記載するべき項目・書き方、例文をご紹介します。

送付状の書き方

①日付
送付状の右上にいつ書類を送ったかわかるように送付年月日を書きます。西暦、和暦どちらでもかまいませんが、複数の書式が混在しないようにします。日付は、ポストへの投函日を書きます。書類を作成した日付ではないので注意が必要です。

②宛先
送付状の左上に送り先の企業名を書きます。特定の担当者宛の場合は、担当者の所属部署と役職、氏名の順に、会社宛に送る場合は、「株式会社〇〇〇　御中」と書きます。

③差出人情報
宛先の下段に右寄せで「郵便番号」、「住所」、「電話番号」、「氏名」の順に書いていきます。住所は都道府県から省略せずに書きます。

④表題
どのような目的で送付したかが一目でわかるように表題を付けます。今回はカレンダーを送付するので表題は「令和〇〇年度　カレンダー送付のご案内」とするのがよいでしょう。文字のフォントは本文よりも少し大きくし、配置は中央寄せにします。

⑤頭語＋挨拶文
一般的に頭語でよく使われるのは「拝啓」です。そのあとに時候の挨拶を書きます。カレンダーを渡すタイミングは年末と予想されるため、12月の時候の挨拶を書きます。12月の時候の挨拶は「師走の候」や「寒冷の候」などが使われます。

⑥お送り先の繁栄
繁栄などを祝う挨拶や商売が盛んであることを祝う言葉を書きます。
書く際の注意点として、書面では「貴社」を使用します。「御社」と書かないように注意しましょう。

⑦御礼
日頃からお世話になっているということを感謝する言葉を書きます。

⑧用件
何の目的で書類を送付したか簡潔に書きます。

⑨お願い文
今後の取引をスムーズに行うことができるように丁寧な文章で締めます。

⑩敬具
「拝啓」を頭語に使うときには「敬具」がセットになります。

送付状の例文

下記では、送付状の例文を3つ紹介します。送付状の書き方が分からないという方は作成の参考にしてください。

取引先にカレンダーを渡す理由や効果

取引先にカレンダーを渡す理由や期待される効果はどのようなものが考えられるのでしょうか。ここではカレンダーを渡す理由や期待される効果を3つ紹介します。

ビジネスの営業ツールとしてカレンダーを使用する

顧客や取引先へ訪問する際に「カレンダーを渡したい」と事前に伝えておくことで、相手が「営業目的で来るのではなく、年末の挨拶回り」と思いやすくなるでしょう。付き合いが途絶えている相手や取引実績の少ない会社を訪問する場合は、再度訪問するためのきっかけ作りに役立てることができます。

カレンダーを配布することで認知の効果が期待できる

カレンダーはオフィスや生活空間に1年間置き続けるアイテムです。会社名や電話番号、住所などを刻印することが多く、使用しているうちに会社名などを認知してもらえる効果が期待できます。カレンダーに自社のサービスや商品の写真を使用する際には会社名以外の情報を認知してもらういい機会となるでしょう。

カレンダーを見てサービスの導入を検討してもらいやすくなる

カレンダーで社名などを認知されることでサービスや商品を知ってもらうきっかけになり、必要になったときに導入してもらいやすくなります。また、電話番号やメールアドレスの記載を行うことで連絡先を確認する手間を省くことができます。

社名などを知ってもらえるチャンスのカレンダーですが、作成には注意が必要です。
それは社名や電話番号などの情報を大きく書きすぎないようにすることです。アピールしすぎると営業とイメージされやすいことや日付、曜日が見えづらくなり、使い勝手が悪くなります。せっかく渡すことができても使ってもらえなければ、会社のことを認知してもらう機会がなくなってしまいます。そのため、使用する人の使いやすさや場面をイメージして壁掛けタイプや卓上タイプを選んで作成しましょう。

カレンダーを郵送して渡す時のマナー

直接訪問をせず、郵送で渡す時は送付状を同封して送るようにします。また、発送後や発送時にメールで挨拶とあわせてカレンダーで送付した旨を記載します。郵送時に時間指定ができる場合はあらかじめ営業日や時間を確認して先方が受け取りやすい時間帯を選びましょう。送付状の書き方や例文は上記を参考にしてください。

挨拶回りの基本的なマナー

挨拶回りをする際に知っておきたい基本的なマナーがいくつかあります。ここでは先方に失礼がないように訪問するときのマナーを再度確認していきましょう。

事前にアポイントを取っておく

カレンダーを渡すタイミングの年末はどの企業も忙しくなりやすい時期のため、アポイントを取らずに訪問することは避けたほうがいいでしょう。事前にアポイントを取ることが望ましいですが、ご挨拶のみのため、会社によってはアポイントを取らずに訪問することが習慣になっている場合もあります。アポイントが必要かは企業間や担当者間の関係性、事情を把握したうえで対応を行いましょう。

カレンダーを渡すタイミングは座った後

応接室や会議室に通された場合は上座と下座を確認します。基本的には入り口から一番遠い席が上座です。先方から「どうぞおかけください」と声をかけられてから下座に座るようにします。
カレンダーを渡すタイミングは先方が座る前か座った直後に渡すのがちょうどいいタイミングです。渡すまではカレンダーや手土産は下座の地面に置かず、下座側の座席に置くようにします。

玄関先で立ち話で終わる場合は、立ったまま渡しても問題ありませんが、カレンダーを入れた袋などを地面に置いたままにして話さないように注意しましょう。

なるべく短めの滞在時間にする

カレンダーを渡す際はなるべく短い滞在時間にすることを意識します。なぜなら、年末年始の挨拶は相手も仕事が中断されるため、いいイメージを持たれない可能性があるからです。そのため、事前にアポイントを取る際に滞在予定時間を伝えておくと、先方も事前準備がしやすくなります。

まとめ

今回はカレンダーに送付状を同封する理由や記載するべき項目・書き方、例文をご紹介しました。カレンダーを渡すことで取引先と良好な関係を築くことや新たな取引につながることがあります。
送付状の書き方を知って取引先にカレンダーを渡してみてはいかがでしょうか。